Als management consultant ben ik altijd op zoek naar manieren om bedrijven te helpen hun processen te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Vandaag had ik een interessant gesprek met Eliza, eigenares van een prachtige parfumerie winkel. Eliza had me uitgenodigd voor een kop koffie omdat ze zich al een tijdje vermoeid voelde. Hier is ons gesprek, met een knipoog hier en daar, voor jullie opgeschreven.

Eliza: “Ik weet niet wat het is, maar ik ben de laatste tijd zo ontzettend moe. Ik heb het gevoel dat ik alles zelf moet doen en dat ik voortdurend iedereen in de gaten moet houden.”

Ik: “Hmm, dat klinkt als een klassiek geval van micromanagement, Eliza. Vertel eens, hoe verloopt een gemiddelde werkdag voor jou?”

Eliza: “Nou, ik begin mijn dag met het controleren van alle e-mails en ik zorg ervoor dat ik in de cc sta van alle correspondentie. Dan vraag ik mijn medewerkers om updates over hun taken en geef ik ze gedetailleerde instructies over hoe ze hun werk moeten doen. Ik wil zeker weten dat alles perfect verloopt.”

Ik: “Dat klinkt behoorlijk intensief! Weet je, micromanagement komt vaak voort uit een gebrek aan vertrouwen. Denk je dat je je team genoeg vertrouwt?”

Eliza: “Het is niet dat ik ze niet vertrouw, maar ik wil gewoon zeker weten dat alles perfect gaat. Vooral omdat parfums zo’n delicaat product zijn.”

Ik: “Ik begrijp het. En weet je, micromanagement kan vaak averechts werken. Het kan de motivatie van je medewerkers verminderen, omdat ze het gevoel hebben dat je hen niet vertrouwt.”

Eliza: “Ja, ik merk wel dat ze soms minder enthousiast zijn. Maar ik wil gewoon snel resultaat zien en ik heb het gevoel dat ik het sneller en beter kan doen dan zij.”

Ik: “Een ander kenmerk van micromanagement is ongeduld. Misschien helpt het om wat meer tijd en ruimte te geven aan je medewerkers zodat ze kunnen groeien in hun rol. Heb je wel eens geprobeerd om taken echt te delegeren zonder ze constant te controleren?”

Eliza: “Ik vind dat heel moeilijk. Vaak betrap ik mezelf erop dat ik tijdens en na de taak steeds check of alles wel op mijn manier wordt gedaan.”

Ik: “Dat is begrijpelijk, maar probeer te onthouden dat iedereen zijn eigen manier van werken heeft. Door taken te delegeren, geef je je team de kans om te leren en zich te ontwikkelen. En wie weet, misschien verrassen ze je met hun creativiteit en efficiëntie!”

Eliza: “Je hebt een punt. Ik merk ook dat ik vaak uitgeput ben, omdat ik zoveel hooi op mijn vork neem. Misschien moet ik echt leren loslaten.”

Ik: “Precies. Micromanagers lopen vaak het risico op uitputting en burn-out omdat ze te veel verantwoordelijkheid op zich nemen. Door wat meer vertrouwen te hebben in je team en taken te delegeren, kun je jezelf wat rust gunnen en de productiviteit van je team verbeteren.”

Eliza: “Maar wat als er iets misgaat? Ik wil niet dat mijn klanten teleurgesteld worden.”

Ik: “Fouten maken hoort bij het leerproces, Eliza. Zonder fouten is er weinig ruimte voor groei. Vertrouw erop dat je team van hun fouten leert en sterker terugkomt. En wees niet bang om ze complimenten te geven als ze het goed doen. Dat kan hun motivatie enorm verhogen.”

“Daar komt bij Eliza, als er fouten gemaakt worden dan wordt innovatie gestimuleerd, wordt veerkracht opgebouwd en angst voor falen vermindert.”

Eliza: “Je hebt gelijk. Ik ga proberen wat meer los te laten en mijn team de ruimte te geven. Maar ik moet toegeven, het idee geeft me wel een beetje stress.”

Ik: “Dat is normaal. Verandering kost tijd. Begin klein, geef een paar minder kritische taken uit handen en bouw het langzaam op. Voor je het weet, zul je merken dat je team prima zonder jouw constante toezicht kan functioneren. En wie weet, misschien ontdek je wel dat je ineens tijd hebt voor die yogalessen waar je het altijd over hebt gehad!”

Eliza: “Haha, ja dat zou wat zijn! Bedankt voor je advies. Ik ga het proberen en laat je weten hoe het gaat.”

Conclusie:
Micromanagement kan zowel voordelen als nadelen hebben. Hoewel het soms nuttig kan zijn in specifieke situaties, zoals bij onervaren teams of complexe processen, kan het vaak leiden tot verminderde motivatie, verhoogde werkdruk en een hoog personeelsverloop. Het is belangrijk voor managers om een balans te vinden tussen controle en vertrouwen, en te leren delegeren om een gezonde en productieve werkomgeving te creëren.

Tot de volgende keer, en vergeet niet: een goede manager weet wanneer loslaten de beste strategie is!